Afghanistan Oil & Gas Corporation
مدیر تحریرات
هدف وظیفه: تأمین و تنظیم مؤثر جریان مکاتبات، اسناد، هدایات و فیصلههای مقام ریاست، پیگیری اجراآت و تأمین هماهنگی میان واحدهای مربوط، بهمنظور تسریع امور و…
هدف وظیفه: تأمین و تنظیم مؤثر جریان مکاتبات، اسناد، هدایات و فیصلههای مقام ریاست، پیگیری اجراآت و تأمین هماهنگی میان واحدهای مربوط، بهمنظور تسریع امور و تحقق اهداف شرکت.
وظایف و مسئولیتها: تهیه و ترتیب پلان کاری ماهوار، ربعوار و سالانه در مطابقت با پلان بخش مربوطه و اولویتهای کاری تعیینشده و پیگیری میزان تحقق فعالیتها و برنامههای پیشبینیشده.
شناسایی، تفکیک و اولویتبندی مکاتیب، اسناد و موضوعات مهم، عاجل و دارای اهمیت خاص و ارائۀ بهموقع آنها به مقام ریاست عمومی شرکت، بهمنظور تسهیل تصمیمگیری، صدور هدایت و جلوگیری از تأخیر در اجراآت.
کنترول، تنظیم، ثبت احکام و پیگیری تکثیر و ابلاغ هدایات، اوامر، احکام و فیصلههای مقام ریاست عمومی به ریاستها، آمریتها، شعبات مرکزی و نمایندگیهای نفت و گاز ولایات و حصول اطمینان از وصول، ثبت و اجراآت بهموقع در قبال آنها.
بررسی، کارشناسی ابتدایی و ارائۀ مکاتیب، اسناد واصله از وزارتخانهها، ادارات امارتی و غیرامارتی و سایر مراجع ذیربط به مقام ریاست، جهت اخذ هدایت، اتخاذ تصمیم و تأمین اجراآت لازم؛ همچنان پیگیری موضوعات مهم و عاجل تا حصول نتیجه.
تحریر، ترتیب و تنظیم مکاتیب، پیشنهادات، پاسخها، استعلامها و سایر اسناد مربوط به مقام ریاست عنوانی ریاستها، آمریتها، شعبات مربوط، وزارتخانهها و ادارات ذیربط، مطابق اصول مکاتبات رسمی و هدایات مقام.
ترتیب و تنظیم پیشنهادات مورد ضرورت آمریت دفتر، جمعآوری معلومات و اسناد حمایوی مربوط، ارائه آن به مقام ریاست و واحدهای ذیربط و پیگیری مراحل اجرایی آن تا اتخاذ تصمیم و حصول نتیجه.
ترتیب و تنظیم آجندا، جمعآوری اسناد و معلومات مورد نیاز جلسات هیئت عامل شرکت، هیئت مدیره تدوین و ثبت دقیق صورتجلسات، تصامیم و فیصلههای اتخاذشده و تکثیر آنها به واحدهای مربوط، همچنان پیگیری و حصول اطمینان از اجراآت و تطبیق فیصلهها.
کنترول و حصول اطمینان از ثبت، تنظیم، طبقهبندی، اسکن، دیجیتالیسازی و دوسیهبندی اسناد و مکاتیب وارده و صادره و انتقال منظم اسناد تکمیلشده به آرشیف، بهمنظور حفظ مصونیت اسناد و فراهمسازی دسترسی سریع و منظم به سوابق.
ترتیب، تنظیم و بهروزرسانی فهرست اسناد و مکاتیب دفتر و کنترول از ثبت دقیق مشخصات، مرجع، تاریخ، شماره، موضوع، مسئول اجراآت و وضعیت پیگیری اسناد، بهمنظور تأمین قابلیت ردیابی و جلوگیری از مفقودی یا تأخیر اسناد.
کنترول از بهروزرسانی دیتابیس اسناد و مکاتیب اداره و حصول اطمینان از صحت، تکمیل و نظم معلومات ثبتشده، بهمنظور تسهیل جستجو، بازیابی و ارائه بهموقع اسناد و معلومات مورد نیاز.
پیگیری وضعیت مکاتیب، پیشنهادات، اوامر و فیصلههای ارجاعشده به ریاستها و شعبات مربوط، شناسایی موارد تأخیر یا عدم اجراآت و انعکاس آن به بخش مربوط، جهت اتخاذ اقدامات اصلاحی و تأمین اجراآت بهموقع.
ایجاد و حفظ ارتباط و هماهنگی مؤثر با ریاستها، آمریتها، شعبات مرکزی و نمایندگیهای نفت و گاز ولایات و سایر واحدهای ذیربط، بهمنظور تسریع جریان مکاتبات، پیگیری هدایات و فیصلهها و انسجام بهتر امور شرکت.
تأمین ارتباط و هماهنگی کاری با وزارتخانهها، ادارات مستقل امارتی، نهادهای غیرامارتی و سایر مراجع ذیربط، در حدود صلاحیت و هدایات مقام، بهمنظور تسهیل امور رسمی، تبادل مکاتبات و معلومات و تأمین هماهنگیهای لازم.
رعایت اصول محرمیت، مصونیت، امانتداری و حفظ اسناد و معلومات اداری و جلوگیری از دسترسی، انتقال، تکثیر یا افشای غیرمجاز اسناد مربوط؛ همچنان همکاری در بهبود و معیاریسازی سیستم مدیریت اسناد و مراسلات.
تهیه و ارائۀ گزارشهای ماهوار، ربعوار، سالانه و عندالضرورت از فعالیتها، اجراآت، پیشرفت امور، دستاوردها، مشکلات و چالشهای کاری به مرجع مربوط و ارائۀ پیشنهادهای لازم جهت بهبود روند اجراآت.
اجرای سایر وظایف مرتبط به وظیفه که از جانب آمر مربوط یا مقام صلاحیتدار، مطابق قوانین، مقررات، طرزالعملها، هدایات و اهداف شرکت سپرده میشود.
هدف وظیفه: تأمین و تنظیم مؤثر جریان مکاتبات، اسناد، هدایات و فیصلههای مقام ریاست، پیگیری اجراآت و تأمین هماهنگی میان واحدهای مربوط، بهمنظور تسریع امور و تحقق اهداف شرکت.
وظایف و مسئولیتها: تهیه و ترتیب پلان کاری ماهوار، ربعوار و سالانه در مطابقت با پلان بخش مربوطه و اولویتهای کاری تعیینشده و پیگیری میزان تحقق فعالیتها و برنامههای پیشبینیشده.
شناسایی، تفکیک و اولویتبندی مکاتیب، اسناد و موضوعات مهم، عاجل و دارای اهمیت خاص و ارائۀ بهموقع آنها به مقام ریاست عمومی شرکت، بهمنظور تسهیل تصمیمگیری، صدور هدایت و جلوگیری از تأخیر در اجراآت.
کنترول، تنظیم، ثبت احکام و پیگیری تکثیر و ابلاغ هدایات، اوامر، احکام و فیصلههای مقام ریاست عمومی به ریاستها، آمریتها، شعبات مرکزی و نمایندگیهای نفت و گاز ولایات و حصول اطمینان از وصول، ثبت و اجراآت بهموقع در قبال آنها.
بررسی، کارشناسی ابتدایی و ارائۀ مکاتیب، اسناد واصله از وزارتخانهها، ادارات امارتی و غیرامارتی و سایر مراجع ذیربط به مقام ریاست، جهت اخذ هدایت، اتخاذ تصمیم و تأمین اجراآت لازم؛ همچنان پیگیری موضوعات مهم و عاجل تا حصول نتیجه.
تحریر، ترتیب و تنظیم مکاتیب، پیشنهادات، پاسخها، استعلامها و سایر اسناد مربوط به مقام ریاست عنوانی ریاستها، آمریتها، شعبات مربوط، وزارتخانهها و ادارات ذیربط، مطابق اصول مکاتبات رسمی و هدایات مقام.
ترتیب و تنظیم پیشنهادات مورد ضرورت آمریت دفتر، جمعآوری معلومات و اسناد حمایوی مربوط، ارائه آن به مقام ریاست و واحدهای ذیربط و پیگیری مراحل اجرایی آن تا اتخاذ تصمیم و حصول نتیجه.
ترتیب و تنظیم آجندا، جمعآوری اسناد و معلومات مورد نیاز جلسات هیئت عامل شرکت، هیئت مدیره تدوین و ثبت دقیق صورتجلسات، تصامیم و فیصلههای اتخاذشده و تکثیر آنها به واحدهای مربوط، همچنان پیگیری و حصول اطمینان از اجراآت و تطبیق فیصلهها.
کنترول و حصول اطمینان از ثبت، تنظیم، طبقهبندی، اسکن، دیجیتالیسازی و دوسیهبندی اسناد و مکاتیب وارده و صادره و انتقال منظم اسناد تکمیلشده به آرشیف، بهمنظور حفظ مصونیت اسناد و فراهمسازی دسترسی سریع و منظم به سوابق.
ترتیب، تنظیم و بهروزرسانی فهرست اسناد و مکاتیب دفتر و کنترول از ثبت دقیق مشخصات، مرجع، تاریخ، شماره، موضوع، مسئول اجراآت و وضعیت پیگیری اسناد، بهمنظور تأمین قابلیت ردیابی و جلوگیری از مفقودی یا تأخیر اسناد.
کنترول از بهروزرسانی دیتابیس اسناد و مکاتیب اداره و حصول اطمینان از صحت، تکمیل و نظم معلومات ثبتشده، بهمنظور تسهیل جستجو، بازیابی و ارائه بهموقع اسناد و معلومات مورد نیاز.
پیگیری وضعیت مکاتیب، پیشنهادات، اوامر و فیصلههای ارجاعشده به ریاستها و شعبات مربوط، شناسایی موارد تأخیر یا عدم اجراآت و انعکاس آن به بخش مربوط، جهت اتخاذ اقدامات اصلاحی و تأمین اجراآت بهموقع.
ایجاد و حفظ ارتباط و هماهنگی مؤثر با ریاستها، آمریتها، شعبات مرکزی و نمایندگیهای نفت و گاز ولایات و سایر واحدهای ذیربط، بهمنظور تسریع جریان مکاتبات، پیگیری هدایات و فیصلهها و انسجام بهتر امور شرکت.
تأمین ارتباط و هماهنگی کاری با وزارتخانهها، ادارات مستقل امارتی، نهادهای غیرامارتی و سایر مراجع ذیربط، در حدود صلاحیت و هدایات مقام، بهمنظور تسهیل امور رسمی، تبادل مکاتبات و معلومات و تأمین هماهنگیهای لازم.
رعایت اصول محرمیت، مصونیت، امانتداری و حفظ اسناد و معلومات اداری و جلوگیری از دسترسی، انتقال، تکثیر یا افشای غیرمجاز اسناد مربوط؛ همچنان همکاری در بهبود و معیاریسازی سیستم مدیریت اسناد و مراسلات.
تهیه و ارائۀ گزارشهای ماهوار، ربعوار، سالانه و عندالضرورت از فعالیتها، اجراآت، پیشرفت امور، دستاوردها، مشکلات و چالشهای کاری به مرجع مربوط و ارائۀ پیشنهادهای لازم جهت بهبود روند اجراآت.
اجرای سایر وظایف مرتبط به وظیفه که از جانب آمر مربوط یا مقام صلاحیتدار، مطابق قوانین، مقررات، طرزالعملها، هدایات و اهداف شرکت سپرده میشود.